Implanter un outil de façon progressive

Toutes les organisations ne sont pas au même niveau dans l’implantation des meilleures pratiques. Les standards sont souvent élevés, et il est difficile de les atteindre. Même en choississant un seul aspect ou un seul contrôle, la tâche semble insurmontable. Pour ces organisations un peu frileuses face à l’implantation de nouveautés, je vous propose d’utiliser une méthode d’implantation progressive.

Implanter de façon progressive

Les standards existent dans tous les domaines. Des normes, des cadres de références, des méthodologies ou des outils les bonifient. Par exemple, si vous souhaitez améliorer la productivité, vous allez vous tourner vers l’excellence opérationnelle. Vous y trouverez les philosophies Lean et Agile, les méthodologies Six Sigma, Scrum, PDCA, Kaizen ou Hoshin Kanri et une pléthore d’outils tels que les 5 S, le SMED, la gestion visuelle, ou le diagramme spaghetti. C’est la même chose quand vous voudrez inclure la sécurité de l’information dans votre culture d’entreprise. Vous pourrez avoir une approche de gestion des risques, DevSecOps, utiliser différents référentiels pour mesurer votre posture de sécurité. Je ne compte pas le nombre de solutions technologiques et fournisseurs qui vous appuieront.

Une fois votre outil choisi, le plus dur reste à faire : l’implanter et s’assurer de son utilisation et des bénéfices qu’il apporte. Le principe de l’implantation progressive est de réduire encore la portée, ce n’est pas un pilote, mais le déploiement d’une étape de la méthodologie ou d’un aspect de l’outil.

Implanter les 5S de façon progressive

Prenons l’exemple des 5 S. Au lieu de mettre en place les 5 S dans une zone délimitée, un secteur réduit, vous l’implantez de façon progressive : vous commencez avec seulement le premier « S » (éliminer). Une fois la technique bien comprise, vous implantez le deuxième « S », et ainsi de suite. Les équipes ont ainsi le temps de se familiariser et maitriser une partie de l’outil avant de continuer. Elles apprennent à leur rythme et grandissent avec le déploiement progressif. Dans cette approche progressive, il est possible de faire avancer toute l’organisation au même rythme, ou de faire des lancements décalés par secteur. Ce sera selon la sensibilité des gestionnaires.

Cette technique d’implantation progressive — de tout petits pas — s’applique à tous les outils et concepts. C’est de l’amélioration continue au sens pur, et pour moi la meilleure façon de faire cheminer une organisation frileuse. Avec ces tout petits pas, l’engagement initial est moindre, mais une fois franchi, ils incitent à poursuivre. Quiconque voudra utiliser cette méthode devra garder en tête son objectif final et bien choisir les petits pas à franchir.

D’autres exemples

  • Indicateurs de performance : pour passer de vieux indicateurs à de nouveaux, plus pertinents pour piloter les opérations au quotidien, on pourra commencer par changer un indicateur, introduire la nouvelle façon de le mesurer, de le piloter. Quand il aura fait ses preuves, il sera plus simple de revoir tous les autres.
  • SMED : on commence par observer et identifier les opérations qui peuvent être faites en temps masqué. Quand elles sont toutes corrigées, on s’attaque aux opérations à non-valeur ajoutée (ou l’inverse).
  • Kanban : on l’introduit sur une référence, un produit qui se voit bien.
  • Scrum : on commence par afficher un indicateur ou la pensée « Agile » de la semaine, ou encore on place un tableau blanc et on réuni l’équipe autour pour donner (et y noter) les infos importantes du jour/de la semaine.

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