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Réunions : comment ne pas perdre son temps (et celui des autres)

Virtuelles ou réelles, les réunions peuvent être des gaspillages importants. Cela tient au facteur multiplicatif : 10 minutes perdues pour une équipe de 12 personnes représentent 2h de travail…

En cette période de bonnes résolutions et de remise en question, voici un petit rappel des fondements pour tirer le maximum de valeur de vos réunions, tant pour vous que pour les autres.

Décliner l’invitation / Inviter les bons participants

J’utilise souvent la métaphore des deux pieds pour aider chacun à visualiser et décider quoi faire. Vous avez deux pieds, ils assurent votre stabilité. Un de vos pieds représente ce que vous apportez à la réunion. Le deuxième pied représente ce que vous tirez de la réunion. Si vous n’apportez et ne retirez rien de la réunion, la meilleure action à prendre est d’emmener vos deux pieds ailleurs.

Si vous ignorez pourquoi vous avez été invité, si vous n’êtes pas sûr de la valeur que vous apportez, c’est le moment de partir ou de refuser l’invitation.

En tant qu’organisateur il est tentant d’inviter tout le monde, ou plus de monde que requis. Vous pensez bien faire, informer le maximum de personnes, leur donner la possibilité de choisir. C’est plus facile et moins risqué.

Mais vous contribuez au syndrome FOMO : Fear Of Missing Out. Peur de rater quelque chose. C’est ce qui nous fait vérifier nos téléphones de façon compulsive.

Aidez vos collègues, en limitant l’invitation aux bonnes personnes. Si vous n’êtes pas sûr, posez la question. En 5 minutes vous pouvez économiser 1h de gaspillage, un vrai gain rapide!

Comprendre l’objectif de la réunion

Avant de lancer l’invitation, vous devriez avoir un objectif clair. Pourquoi voulez-vous réunir ces personnes? Après la rencontre, qu’est ce qui aura changé? Pour l’organisation, pour les participants, pour vous?

Cet objectif devrait être précisé dans le titre ou la description de la rencontre. Vous aidez les participants à confirmer la valeur qu’ils apportent ou gagnent dans cette rencontre. Vous les aidez aussi à se préparer. Ils arriveront à la rencontre avec le bon état d’esprit.

Si vous êtes invité et que vous n’êtes pas sûr de comprendre, c’est à vous de faire la démarche. Avant d’accepter l’invitation, contactez l’organisateur. Il pourra clarifier (pour vous et les autres) l’objectif de la réunion. Encore une fois, en 5 minutes, vous pouvez éviter une heure de gaspillage!

Pourquoi faire un ordre du jour

  • Lister les étapes requises pour atteindre l’objectif
  • Organiser les sujets pour créer un momentum, ou au moins une logique de déroulement
  • Prévoir le temps requis pour chaque étape ou sujet
  • S’assurer qu’on aura le temps de traiter tous les sujets
  • Ajuster dynamiquement les sujets lors de la rencontre
  • Informer les participants du déroulement
  • Donner l’opportunité a chacun de décider s’il participe à toute ou une partie de la rencontre
  • Avoir un aide-mémoire pour le jour de la rencontre, surtout si elle est dans plusieurs jours / semaines
  • Simplifier la prise de notes lors de la réunion

S’assurer d’avoir atteint l’objectif

Nous sommes dans les deux dernières étapes de la roue de Deming: Contrôler et Ajuster.

Vous avez tout d’abord planifié la rencontre avec les bons participants, et envoyé un objectif et un ordre du jour clairs et précis. Vous avez animé la discussion, en vous aidant de l’ordre du jour.

Maintenant, il faut fermer la boucle. Quelles décisions avez-vous prises ? Quelles actions ont été décidées ? Le plus simple est d’envoyer la liste des actions aux participants, puis de faire les suivis. Est-ce que votre objectif est atteint? Comment le savez-vous?

Quand il n’y a pas d’action concrète, comment pouvez déterminer que l’objectif est atteint? Vous pouvez fermer la boucle à la fin de la rencontre, avec un vote à main levée. C’est le cas pour les séances d’information ou la gestion du changement.

Sinon, il faudra vous questionner sur votre rencontre : avez-vous correctement planifié? Si l’objectif n’est pas atteint, quelles sont les prochaines actions? La roue de Deming tourne, donc c’est une nouvelle étape de planification qui commence, basée sur les apprentissages de la précédente.

Le piège des réunions récurrentes

En ce début d’année, je vous lance un défi : améliorer le contenu d’une réunion récurrente. Les réunions récurrentes sont le plus à risque de gaspillage. Planifiées longtemps à l’avance, pour faire le suivi d’un projet ou partager des informations dans une équipe, elles sont rarement remises en cause.

C’est le même principe : pourquoi vous rencontrez-vous ? Est-ce que l’objectif est toujours d’actualité ? L’ordre du jour, la fréquence, les participants contribuent toujours l’atteinte de l’objectif ? Quels sont els ajustements ou changements requis ?

A retenir

Que vous organisiez ou participiez à la réunion, vous pouvez prendre les actions pour que personne ne perde son temps!

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