Exemples et étude de cas

Comment rater la mise en place de bureaux partagés

Partager les bureaux, une idée qui n’est pas nouvelle, mais qui revient à la mode selon les saisons. Elle répond à des besoins organisationnels. De l’idée à la mise en place, j’ai rarement vu un engouement des employés pour partager leur bureau. Je vous propose de comprendre pourquoi et vous guide pour en faire un succès, dans votre équipe!

Créer l’engouement autour de l’idée

Option 1: Donner des raisons qui plairont à tous

Vous n’avez pas besoin d’expliquer ce qui motive votre décision. Vous êtes le boss. Alors, pour satisfaire vos employés, vous allez inventer quelque chose de bien vendeur. Vous allez prendre les mots clés équilibre vie-travail, collaboration, vision commune. Et c’est bon, ça suffira à engager les plus récalcitrants.

Option 2: Donner les vraies raisons

Tout le monde a besoin de comprendre le sens, le pourquoi du changement. Le changement est individuel. Un individu décide de changer quand il comprend les raisons. Il est possible de changer, même quand nous ne sommes pas d’accord avec le changement.

Par exemple, en période de sécheresse, l’arrosage est autorisé un jour sur deux, après 21h. Bien que ça ne fasse pas mon affaire, je comprends les problèmes de pression dans le réseau d’eau et j’arrose tard le soir.

Les 5 Pourquoi sont un outil très pratique pour comprendre les raisons profondes.

Bande dessinée: deux lapins discutent, le premier pose son ordinateur sur un bureau partagé. L'autre lapin lui dit que le bureau est réservé.

Communiquer la mise en place des bureaux partagés

Option 1: Utiliser uniquement le courriel

Les paroles s’envolent, les écrits restent. Dans un message bien travaillé, avec toutes les formules de politesse, vous indiquez la date à laquelle les bureaux seront partagés. Ça ne change pas grand-chose au quotidien, il y aura toujours un écran, un clavier et une souris. Chacun branche son ordinateur en arrivant et c’est parti! Qui ne comprend pas ce qu’il doit faire?

Option 2: Investir dans un échange constructif

C’est un changement majeur… Il vient changer l’espace physique et les outils de travail, mais aussi la culture, les règles implicites de l’organisation. Les lève-tôt, qui n’ont pas d’enfants à déposer à l’école auront-ils toujours les meilleurs bureaux ? Comment s’organise le stockage de mes dossiers ou effets personnels ? Comment savoir où sont mes collègues ?

Pour répondre de façon claire, précise et consistante à toutes ces questions, rien ne vaut une discussion en équipe, avec toutes les personnes concernées. En investissant une heure pour échanger, tous ensemble sur le changement, vous allez économiser des heures de discussions de corridor.

Trois lapins en réunion. Le chef dit que les bureaux ne peuvent pas être réservés et que tout bureau doit être libérer pour des absences de 2h et plus. Un lapin demande s'il peut retourner s'asseoir pour garder son bureau.

Mettre en place les bureaux partagés

Option 1: Laisser les équipes s’organiser

Après tout, les bureaux sont déjà partagés, un employé en déplacement s’installe toujours au bureau d’un collègue absent ou en déplacement ailleurs. L’équipe s’organisera. Encore une fois, il n’y a pas de quoi casser trois pattes à un canard… Juste à brancher son ordinateur sur un bureau disponible le matin.

L’auto-organisation des équipes mobilise les employés, ils peuvent décider comment ils travaillent…

Option 2: Clarifier vos idées

Si la définition n’est pas commune, vous allez au-devant de problèmes garantis. Chaque employé aura sa propre définition, qui sera en conflit avec celle d’un autre. Voulez-vous vraiment gérer ce genre de frustration? L’auto-organisation concerne les méthodes de travail, pas l’espace physique.

Quelles sont vos attentes? Un bureau partagé peut-être un espace utilisé principalement par un individu mais utilisé par les autres quand il est absent. Dans ce cas, les photos personnelles, objets de décoration, post-its ou autres documents professionnels seront toujours au bureau. Est-ce l’inverse : un bureau vide, anonyme, avec tout le matériel de base et une affichette qui explique comment s’installer?

Un lapin explique à un autre que son bureau est pris, ou non fonctionnel ou sale. Il pleure.

S’installer aux bureaux partagés

Option 1: Ne changer rien

D’une part, vous n’avez pas de budget pour acheter du mobilier original, comme chez Google. De plus, vous n’êtes pas Google. D’autre part, les bureaux sont déjà optimisés pour remplir l’espace, il n’y a pas de meilleur aménagement possible.

Option 2: Créer un momentum en changeant quelque chose

L’être humain aime les routines, il a besoin de repères. Cela facilite notre quotidien, car nous pouvons nous concentrer sur des choses plus importantes. Si vous ne changez pas l’organisation physique des bureaux, l’ancrage des bureaux avec le propriétaire restera.

Vous avez différentes options. Vous pouvez investir dans du nouveau mobilier ou déplacer une partie du mobilier. Plus simplement, vous pouvez organiser une activité de nettoyage, de standardisation ou de mise à niveau de tous les équipements. Une action éclair (blitz), un changement radical aideront à créer la bonne dynamique.

Notez que dans le temps, chacun aura tendance à s’assoir au même endroit. C’est normal et sain. La créativité de vos employés doit être utilisée à résoudre les problèmes de votre organisation, pas de logistique mobilière.

Comment réussir tout ce que l’on entreprend ?

Ne sous-estimez pas l’importance d’un changement. Nous avons tous des cordes sensibles différentes. Ce qui vous semble anodin peut être capital aux yeux d’un autre. Prenez le temps d’échanger, de discuter et de comprendre.

Un lapin explique à un autre que les réunion sont plus courtes, pour garder les bureau, et qu'elle est plus productive. Elle indique aussi qu'elle n'est pas contente, et que les employés se battent pour leur bureau-territoire.

Merci à Magsta et ses bunnies, qui illustrent parfaitement l’article.

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