Prendre des décisions est un art. Quand la décision n’est pas évidente, l’outil « Et si? » peut vous guider pour rassembler les informations et vous fournir une vue plus globale.
C’est un outil que j’utilise principalement en coaching. Il aide les personnes qui ont des décisions difficiles à prendre.
Récemment, j’ai utilisé la méthode « et si » en groupe. Une première fois pour décider si nous devions déployer un outil en production, et que deux camps s’opposaient. Puis une deuxième fois avec un groupe qui hésitait sur la priorité d’un projet. Cet outil de prise de décisions est basé sur le stoïcisme, une école de pensée grecque du 3e siècle avant notre ère. Il met l’accent sur les éléments que nous contrôlons. C’est une excellente technique pour améliorer la communication et éviter le paradoxe d’Abilene.
Voyons comment la démarche fonctionne et comment elle peut vous aider dans un contexte professionnel. Je vous donne un exemple de grille.
Et si: une méthodologie d’aide à la prise de décisions
Étape 1: Clarifier votre question
Elle devrait commencer par « Et si je / nous » puis décrire l’action que vous envisagez de prendre. Il s’agit d’une action courageuse, avec des impacts majeurs. Sinon, vous sauriez quoi décider…
Étape 2 : Dressez la liste de tout ce qui vous empêcherait d’y parvenir
Pourquoi n’avez-vous pas déjà agi ? Qu’est-ce qui vous retient ? De quoi avez-vous peur ? La deuxième étape vise à comprendre vos peurs, ou les risques que vous voyez, qui vous empêchent de passer à l’action. L’objectif de cette étape est de comprendre ce qui bloque la prise de décisions.
Étape 3 : Concentrez-vous sur ce qui est sous votre contrôle
Pour chaque élément que vous avez énuméré, regardez comment vous pourriez le prévenir ou l’atténuer. Quelle mesure préventive pourriez-vous prendre pour réduire votre peur ou le risque identifié ? Ensuite, pensez au pire des cas. Même si vous avez fait ce que vous pouviez pour réduire le risque, que se passerait-il si cela se produit quand même? Que pourrait-on faire après que vos pires craintes se réalisent pour corriger la situation? Quelle est la mesure corrective que vous prendriez si cela devait se produire ?
Étape 4 : Aller au-delà en posant différentes questions
Maintenant, pensez à ce qui se passerait si vous réussissiez, même partiellement. Cela vous donnera une idée des résultats et des avantages que vous obtiendrez si vous allez de l’avant.
Ensuite, regardez le contraire, ce qui va se passer si vous ne le faites pas. Où serez-vous? Pour affiner cette dernière étape, pensez à des délais différents : six mois, un an, trois ans.
Quand cet outil appuie-t-il la prise de décisions ?
Il fonctionne mieux lorsque vous hésitez entre agir et ne pas agir. Une décision de type Go/NoGo est la plus appropriée, car cet outil se concentre sur les éléments que vous (et votre équipe) contrôlez pour obtenir le meilleur résultat. Il est particulièrement utile en cas de désaccord au sein de l’équipe. Lorsque vous avez deux groupes, cet outil facilitera la conversation en se concentrant sur les craintes, les risques et les actions que l’équipe peut prendre. Il est possible que certains membres ne soient pas au courant des mesures d’atténuation que d’autres ont dans leur esprit. Au contraire, certains membres de l’équipe ne sont peut-être même pas conscients de certains risques. En apportant un processus décisionnel d’une manière structurée, les émotions peuvent être évacuées.
Cet outil peut être utilisé à n’importe quelle phase du projet, de la planification aux leçons apprises.
En coaching, je l’utilise aussi quand il y a plusieurs options. Dans ce cas, vous créez une grille pour chacune des options: et si je fais A, et si je fais B, et si je fais C. Cela apporte de la clarté sur les impacts et les efforts nécessaires pour réussir. L’outil apporte également la vision à long terme. C’est le deuxième côté que j’aime dans cet outil. Lorsque vous êtes tellement concentré sur les détails et ce qui se passe aujourd’hui, que vous oubliez votre vision, et la planification à long terme. Une décision peut être attrayante à court terme, mais entraver vos objectifs à long terme. Cette deuxième approche prend plus de temps, mais apporte beaucoup de clarté à l’équipe.
Pourquoi devriez-vous l’utiliser dans un cadre de groupe?
Cet outil fournit une structure qui clarifie la prise de décisions. Dans les cas où les membres viennent de se joindre à l’équipe, ou que tout le monde n’a pas le même niveau d’information, il aide à parvenir à un consensus. Avec cet outil, vous concentrez la discussion sur les risques et le produit plutôt que sur les individus.
Assurez-vous que tout le monde comprenne tout ce qui a été soulevé, même s’il y a désaccord. Comme les étapes impliquent d’examiner les mesures préventives et correctives en tant que groupe, tout le monde doit comprendre les peurs, pour être capable d’y répondre.
Dans mon cas, nous avons décidé de ne pas mettre l’outil en ligne, car les risques l’emportaient sur les avantages, et les mesures d’atténuation étaient trop difficiles. Nous n’étions pas prêts et avons passé un peu plus de temps à travailler avant de le mettre en production. Toutefois, cela nous a aidés à comprendre ce dont nous avions besoin pour être prêts.