Culture et concepts

Comment finir ce qui est commencé?

Ou l’art de découper son travail pour finir et livrer rapidement ce dont notre client a besoin.

Faire la moitié de quelque chose revient, en gros, à ne rien faire.

Jeff Sutherland (born in 1941, one of the creator of Scrum)

Je partageais cette citation avec un professionnel de l’informatique, pour l’inviter à réfléchir sur son mode de travail. Il m’a évidemment répondu, comme beaucoup d’autres, que ça ne s’appliquait pas dans son cas.

Je vois trop de gens débordés, qui n’arrivent pas à livrer et finir leurs tâches, pour ne pas prendre l’occasion de revenir sur le sujet. Cette notion est à la base des concepts Agile et Lean. Une fois que l’avez comprise, vous saurez comment faire pour livrer deux fois plus en deux fois moins de temps (titre de l’ouvrage de Jeff Sutherland dont la citation est tirée).

Pour faciliter la compréhension de cet article, je vais prendre un exemple simple. Vous avez offert d’organiser la fête d’anniversaire d’un proche. Il s’agit de préparer le repas pour les 40 invités, ainsi que la salle où se déroulera le repas. Vous pouvez vous lancer et commencer à travailler. Mais prendre quelques instants pour réflechir et découper les tâches vous rendra bien plus efficace et vous aidera à finir dans les délais !

Cet exemple simple implique une personne. Mais la gestion d’un chantier de 150 appartements peut se faire de la même façon… tous les ouvriers viennent sur le chantier, et travaillent, sur ce qu’il peuvent.

Les bénéfices de découper son travail

Déléguer sereinement

Dans un monde ou le manque de ressources compétentes et disponibles est criant, découper son travail en tâches est clé pour pouvoir se faire aider. Si vous avez en tête votre projet, comment pouvez-vous clairement déléguer tout ou partie? Votre collaborateur doit avoir une idée claire du résultat attendu, des délais, de la qualité, …

Dans mon exemple, vous pouvez tout avoir en tête et vous organiser au fur et à mesure. Toutefois, en découpant votre travail en deux sous-projets avec leurs tâches, vous pourrez plus facilement déléguer certaines choses.

Si vous commencez à faire un peu de tout : aller acheter des décorations et de la nourriture, vous prenez le risque que personne ne puisse contribuer efficacement. Comme votre plan est seulement dans votre tête, personne ne sait à quoi servent les 10 mètres de ruban.

De plus, prendre le temps de réflechir, découper les tâches et organiser le projet aide a structurer sa pensée. Vous pourrez identifier des incohérences ou pré-requis dans votre projet.

Confirmer/ réduire le scope

Une fois vos tâches identifiées, il est plus facile pour le client de comprendre le résultat. Il peut alors confirmer que vous êtes sur la bonne voie, ou au contraire vous proposer des corrections.

Je pensais avoir un seul dessert, par contre, je voudrais une salade de plus avec le plat. Enfin, je préfère avoir des bougies et un glaçage simple, plutôt que le motif que tu proposes de faire.

En clarifiant vos étapes, vous aidez le client à comprendre ce que vous allez faire et comment. Si vous savez que n’aurez pas le temps de tout faire, c’est plus facile de négocier sur une base claire.

Finir pour pouvoir tirer les bénéfices

Il n’y a plus besoin de le démontrer, mais l’éparpillement réduit la productivité. Plus vous faites de choses en même temps, moins elles avancent. Et tant que les tâches ne sont pas finies, elles ne génèrent pas de valeur. C’est le sens de la citation de Jeff Sutherland.

Si vous êtes en retard et que vous avez à moitié décoré la salle, coupé les légumes, pétri la pâte à gâteau et assaisonné le poulet, vos invités n’auront rien à manger. Toutes les activités sont à 50% (voir 75%) mais la valeur est de 0, car rien ne peut être consommé ou utilisé.

Obtenir une rétroaction du client pour ajuster

Notre cerveau regorge de concepts et d’idées que les mots ne suffisent pas à expliquer. Nous avons chacun un bagage contextuel, qui implique ou sous-entend des choses différentes des autres. Le même mot peut avoir un sens différent selon les individus, en fonction de leur culture, de leur région d’origine, mais aussi de leur formation et de leur expérience. En présentant rapidement un produit fini à votre client, il peut vous faire un retour et vous guider pour réussir les prochaines livraisons. Les boucles de rétroaction rapides réduisent les coûts en limitant le volume de travail à reprendre.

En présentant une première salade à votre client, il pourra vous confirmer si elle lui convient ou les ajustements que vous devriez y apporter.

S’ajuster aux évolutions du besoin

Au-delà des problèmes de communication, que nous pouvons résoudre avec une rétroaction fréquente, l’environnement évolue. Les besoins de notre client changent, s’ajustent à de nouvelles préoccupations. En découpant le projet en tâches et en livrant de la valeur à chaque étape, le client peut tester le produit ou service, mais peut surtout bénéficier d’un livrable fonctionnel, utile, puis passer à autre chose.

Par exemple, une fois que vous avez fini le gâteau, si la météo s’annonce froide et pluvieuse, vous pourriez cuisiner les légumes en soupe plutôt qu’en salade. Il est plus difficile de changer un projet au milieu de son exécution qu’à son démarrage.

Finir juste à temps

Enfin, pour revenir au Lean Manufacturing, le découpage en tâche facilite la livraison juste à temps. Partant du principe que les projets livrent toujours en retard, votre client préfèrera toujours une portion complète du projet livrée dans les délais que l’intégralité livrée en retard.

C’est évident dans mon exemple, si vous livrez tous les plats 2h après la fin de la fête, c’est inutile. Par contre, vous pouvez livrer une partie des plats au début de la fête, et peut-être un ou deux autres pendant la fête. Les trois derniers seront annulés, car le délai dépassé les rend inutiles.

Comment bien découper son travail?

Il faut réussir à revoir nos attentes et à définir la notion de « juste assez ». Il faut être capable d’accepter qu’il vaut mieux un projet qui a livré complètement certains composants, que rien du tout sur l’ensemble des composants. Finir des parties « complètes » est plus important que tout commencer sans rien achever.

Dans mon exemple, pour que le fête soit réussie, je veux tout livrer, mais si je fais seulement une salade et un dessert, mes invités auront quelque chose à manger. Ils seront bien plus satisfaits que s’ils n’ont rien, car j’ai tout commencé.

Dans tout projet que vous commencez, il faut vous questionnez sur ce « juste assez » ou première étape. Qu’est ce qui va apporter le plus de valeur à votre client? Dans certains cas ça peut être une phase d’exploration sur tous les sujets. Dans d’autres cas une exploration, analyse et recommandations dans un seul sujet apportent le plus de valeur.

Une technique est de se demander quelle est la plus petite chose que vous pourriez finir qui pourra être utilisée. C’est évident que dans l’idéal, il faut tout, mais si on arrête le projet à la fin de la semaine, qu’est ce qui pourrait être fini et livré en premier? Et bien qu’incomplet, pourrait quand même apporter de la valeur.

À retenir

La première étape pour revenir en maîtrise de son travail est de bien découper son travail. La deuxième consiste à se concentrer sur une seule chose à la fois. Dans un prochain article, je vous explique pourquoi il est plus efficace de travailler sur une seule chose, et quelles stratégies vous pouvez mettre en œuvre pour limiter le travail que vous avez en cours.

Pour revenir sur l’exemple du chantier, la première étape est de bien connaître les différentes étapes et interventions requises. Ensuite, si vous vous concentrez sur un bâtiment à la fois, vous pourrez offrir des habitations plus rapidement. Vous réduisez le temps de cycle, en choisissant la plus petites entité possible.

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