Que faire en cas de manque de personnel ?

Partout dans le monde, des entreprises se plaignent du manque de personnel. Elles n’arrivent pas à recruter ou à garder le personnel en poste. Beaucoup d’articles traitent de la problématique et invitent les organisations à revoir leurs conditions de travail et leur échelle salariale. Pour moi, ce devrait être la dernière étape… Je vois ces difficultés comme une opportunité unique de revoir le fonctionnement et les processus dans l’organisation concernée. Alors voici les étapes que je vous invite à suivre si vous avez du mal à recruter ou à garder votre personnel en place.

Identifier les causes racines

Pour moi, c’est la clé de la réussite. Si une personne tousse, on ne traitera pas une pneumonie comme une arête de poisson coincée dans la gorge. Le 5 pourquoi est votre meilleur ami pour trouver les causes de vos problèmes actuels. Toutefois, voici quelques éléments de contexte, qui pourraient vous aiguiller.

Pour la majorité des organisations du monde occidental, le manque de personnel est rattaché à 5 facteurs, ou une combinaison de ces 5 facteurs :

  • Départ à la retraite des personnes nées dans les années 1950 (baby-boomers)
  • Déficit de naissance depuis 1970
  • La grande résignation : les personnes qui veulent faire autre chose de leur vie
  • Reconversion suite à la pandémie (en particulier dans l’hôtellerie et le tourisme)
  • Manque de personnes qualifiées (barrière à l’entrée en emploi)

Voici quelques questions à vous poser quand vous ferez votre analyse. Est-ce seulement votre quartier/ville/région qui est touchée ? Seulement un type d’emploi en particulier ? Qu’en ont dit le personnel qui a démissionné ? Mais surtout, qu’en disent ceux et celles qui sont en poste ? Sont-ils heureux au travail ? Ont-ils envie de partir, et si oui, pourquoi ?

Chaque pays a sa démographie qui lui est propre, et sur laquelle vous avez peu de leviers. Certains secteurs sont touchés par des pénuries de main-d’œuvre mondiales, comme les infirmières, médecins ou développeurs. Les formations sont longues et couteuses. Même si vous investissez dans des jeunes pour les former, les résultats vont prendre du temps. Que faire à court terme ?

Retour à la chaine de valeur

Maintenant que vous avez une bonne idée du contexte, vous pouvez regarder votre organisation de plus proche. Quels services ou produits offrez-vous à votre clientèle ? Quelle est la valeur ajoutée de votre organisation ? Vous pourrez ensuite évaluer la façon dont le personnel si difficile à recruter contribue à cette valeur. Utilisez-vous tout son talent ? Comment le manque de personnel affecte vos opérations ?

Sans parler d’accompagner chacun d’un assistant pour faire les tâches « simples », comment pouvez-vous utiliser les compétences les plus difficiles à trouver le plus efficacement ?

Par exemple, dans de nombreux pays, les infirmières peuvent réaliser un certain nombre de gestes à la place des médecins. Tout comme les préposés aux bénéficiaires, aides-soignants ou personnel d’entretien peuvent prendre en charge les tâches à plus faible valeur ajoutée des infirmières.

Il faut trouver un juste équilibre entre délégation à une autre personne et efficacité. Le meilleur moyen d’y arriver est tout simplement d’essayer avec quelques personnes ou équipes et de demander leur avis. Elles sauront vous dire ce qui fait vraiment gagner du temps.

Choisir la priorité

Priorité signifie qui est en avant, qui passe devant. Il ne peut y en avoir qu’une seule. Les autres sont derrière. Alors, parmi toutes les taches, laquelle devrait être terminée en premier ? Vous pourrez faire la liste de celles qui doivent terminer après, mais elles viennent bien après, pas en parallèle.

Si vous l’avez perdue de vue, c’est le moment de reprendre votre chaine de valeur. Certaines tâches sont peut-être totalement inutiles… Ou peuvent être accomplies plus tard, dans une période moins pressante. D’un autre côté, certaines vous prennent 15 minutes si vous les faites maintenant, mais vous prendrons 2 heures plus tard, alors choisissez bien.

C’est la façon dont le monde de la programmation fonctionne avec le Kanban ou le Scrum. L’équipe priorise une liste de tâches et ne commence rien d’autre tant qu’elle n’a pas fini sa liste. En général, le test est inclus à chaque morceau de code finalisé. Débugger 10 lignes de code prend toujours moins de temps que quand il y a des centaines, même s’il faut le faire 100 fois.

Réviser vos niveaux de service

La prochaine étape est toujours en lien avec votre chaine de valeur. Après avoir supprimé ce qui est inutile et dépriorisé ce qui est moins urgent ou moins important, pouvez-vous baisser le niveau de qualité ? Le but est de garder votre avantage compétitif, mais de revoir ce qui importe moins pour vos clients. Pouvez-vous augmenter les délais, sans faire fuir votre clientèle ?

Par exemple, dans les restaurants en manque de serveurs, les clients doivent attendre leurs plats plus longtemps, ou encore commander au comptoir. Dans certains cas, j’ai même été invitée à prendre mes couverts, une carafe d’eau et des verres. La restauration rapide demande aux clients d’aller chercher leurs plats quand ils sont prêts… Personnellement, je préfère me servir moi-même, plutôt que d’attendre longtemps et avoir un plat froid ou rien à boire. La valeur que je vois dans le restaurant est d’avoir un repas préparé pour moi.  

Automatiser ce qui peut l’être

La dernière étape pour être plus efficace et réussir à faire tout le travail que vous avez à court terme consiste à automatiser. J’en ai déjà parlé. Ainsi, les tâches simples, répétitives, et qui demandent peu de réflexion sont de bonnes candidates. Des robots, ou un programme simple peuvent vous aider à produire malgré le manque de personnel. Google Assistant et PowerAutomate (Microsoft) sont des outils simples et efficaces. Il existe des centaines d’automatisations déjà écrites. Il y a fort à parier que d’autres entreprises dans le monde ont les mêmes enjeux que vous.

Par exemple, dans le secteur médical, pour limiter la ressaisie d’information, vous pouvez équiper le personnel de tablettes, et mettre des codes-barres aux endroits stratégiques. Les actes sont toujours documentés, mais plus facilement partageables.

L’automatisation vient en dernier, car elle requiert un peu d’investissement, et il y a aussi une pénurie de spécialistes dans ce domaine. Vous voulez vous assurer que vous automatisez des tâches à forte valeur ajoutée !

À retenir

Ne comptez pas que sur de gros salaires et de bonnes conditions

Même si c’est simple sur le papier, embaucher des personnes rares pour ne pas livrer de valeur c’est dommage. Commencez toujours par vous questionner sur ce que vous faites et comment vous le faites. La pénurie de main-d’œuvre est un moment unique pour revoir vos façons de faire.

Les commentaires sont fermés.