Tout au long de l’année, nous partageons des données confidentielles avec des entreprises, des administrations ou des proches. Il est bon de faire le ménage une fois par an, pour supprimer ces documents ou informations de nos comptes.
La meilleure façon de protéger l’information, c’est de ne pas l’avoir surtout si elle est inutile ou désuète. Je le répète souvent. Quand j’analyse le type de données détenues dans une organisation, je demande la pertinence de conserver les données. Souvent, l’usage est ponctuel et la conservation n’apporte que des problèmes. Supprimer la donnée est la technique de protection la plus efficace.
Pourquoi avez-vous besoin de ces données ?
Le besoin potentiel ou futur est la raison numéro 1 quand je demande à quoi les données servent. Il est vrai que les données sont précieuses. Mais si vous ne savez ni quand, ni comment vous allez les utiliser, vous prenez de gros risques à les conserver.
La deuxième raison invoquée est le respect de lois, règlements ou bonnes pratiques. La conformité à bon dos, mais en relisant les textes, je m’aperçois souvent que si les données doivent être vérifiées, il n’y a aucune exigence de rétention pour revérifier ou confirmer la vérification. Encore une fois, avec de bons processus, vous assurez la qualité du premier coup. Vous n’avez pas besoin de conserver l’information ou les documents pour référence future.
C’est en particulier le cas des vérifications d’identité. Que ce soit dans une école, un club de sport ou une banque, une fois que vous avez confirmé l’identité, vous n’avez plus besoin des documents d’identité.
On n’est pas privé de ce dont on n’a pas besoin.
Attribué à Cicéron, homme d’État Romain, 106 avant notre ère.
Exemple de suppression de données personnelles
Cette bonne pratique s’applique aussi à chacun de nous. J’ai récemment fait l’exercice. J’ai trouvé dans mes courriels personnels une copie de mon passeport, mais aussi 4 copies de passeport de membres de ma famille. Mes informations personnelles et celles de ma famille étaient présentes dans des dizaines de messages. La combinaison de la date de naissance avec un numéro de pièce d’identité est à risque. J’ai aussi trouvé un dossier médical me concernant. En 30 minutes, j’ai supprimé toutes ces informations. Et j’ai stocké le dossier médical ailleurs, avec un mot de passe.
La messagerie électronique reste le moyen le plus sécuritaire pour échanger des données personnelles ou confidentielles, mais il est important de les supprimer une fois que nous n’en avons plus besoin.
Retirer ses données personnelles de la messagerie
Je vous propose plusieurs techniques pour retrouver des messages avec vos informations personnelles.
- Cherchez des mots clés comme « passeport », « date de naissance », « visa »
- Cherchez des dates clés comme votre année de naissance ou le jour et mois par exemple « 12 février » « 1985 »
- Continuez avec des dates concernant vos proches: leurs années de naissance, la combinaison jour et mois.
- Vérifiez les pièces jointes, envoyées ou reçues.
À vous de décider ce que vous souhaitez supprimer. J’ai par exemple gardé les messages de félicitations de naissance, même s’ils contiennent une date de naissance. Rappelez-vous que c’est la combinaison de données qui est le plus à risque. Nom, prénom, téléphone, adresse, numéro de pièce d’identité, date et lieu de naissance …
Faites la recherche dans les messages reçus et envoyés, et dans toutes vos boites de messagerie, incluant votre boite professionnelle.
Protégez les données personnelles dans vos documents
Encore une fois, vous devriez supprimer toutes les informations dont vous n’avez plus besoin.
Les copies numériques de votre passeport, de votre certificat de naissance ou d’immigration doivent être protégées. La méthode la plus sécuritaire est de créer un dossier compressé (ZIP, RAR …) et de le protéger avec un mot de passe. WinRAR est l’outil le plus simple si vous ne l’avez jamais fait.
Cette protection est valable pour vos données médicales, vos mots de passe, vos listes de codes de secours, ainsi que vos déclarations de revenus et impôts.